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發(fā)文文號：粵國稅發(fā)[2005]272號發(fā)文單位：廣東省國家稅務(wù)局時間:2005-12-09 點擊: 20

廣州、各地級市國家稅務(wù)局：
為進(jìn)一步規(guī)范我省國稅系統(tǒng)出口退（免）稅檔案管理，提高檔案管理工作質(zhì)量，更好地為出口退（免）稅管理工作服務(wù)，根據(jù)國家稅務(wù)總局《出口貨物退（免）稅管理辦法（試行）》的有關(guān)要求，廣東省國家稅務(wù)局制訂了《廣東省國稅系統(tǒng)出口退（免）稅檔案管理辦法（試行）》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

廣東省國家稅務(wù)局
二○○五年十二月九日

廣東省國稅系統(tǒng)出口退（免）稅檔案管理辦法（試行）

    一、為進(jìn)一步規(guī)范我省國稅系統(tǒng)出口退（免）稅檔案管理，提高檔案管理工作質(zhì)量，更好地為出口退稅管理工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國稅收征收管理法》及國家稅務(wù)總局《出口貨物退（免）稅管理辦法（試行）》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實際，制訂本辦法。
    二、各級國稅局退（免）稅主管部門應(yīng)根據(jù)各自的管理模式和職責(zé)分工負(fù)責(zé)所轄地區(qū)出口退（免）稅檔案的管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保存和使用等。
    三、出口退（免）稅檔案的范圍
    出口退（免）稅檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。
   （一）出口退（免）稅紙質(zhì)檔案包括：出口退（免）稅認(rèn)定資料，出口退（免）稅申報、審核、審批資料，退（免）稅相關(guān)證明資料，退（免）稅會統(tǒng)資料和退（免）稅文書資料等。
    1.出口退（免）稅認(rèn)定資料：
    出口退（免）稅認(rèn)定資料是指出口商按規(guī)定到主管國稅機(jī)關(guān)辦理出口貨物退（免）稅認(rèn)定、變更手續(xù)以及注銷認(rèn)定時使用的憑證和資料。主要包括《出口貨物退（免）稅認(rèn)定表》、《出口貨物退（免）稅變更認(rèn)定申請表》、《出口貨物退（免）稅注銷認(rèn)定申請表》（后兩種表為各市自行編制）及企業(yè)辦理認(rèn)定、變更及注銷手續(xù)所提供的相關(guān)資料。
    2.出口退（免）稅申報、審核、審批資料
    出口退（免）稅申報、審核、審批檔案是指稅務(wù)機(jī)關(guān)受理出口商申報，進(jìn)行出口退（免）稅審核、審批時涉及的憑證資料，主要包括：
    （1）出口商按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行退（免）稅申報時提供的資料，如各種退（免）稅單證和申報表格等；
    （2）出口退（免）稅主管稅務(wù)機(jī)關(guān)受理企業(yè)申報出具的《出口退稅申報接單登記回執(zhí)》（該回執(zhí)由各市自行編制）；
    （3）對出口商申報的出口貨物退（免）稅憑證、資料有疑問，按規(guī)定進(jìn)行疑點處理所形成的相關(guān)函調(diào)、調(diào)查資料（復(fù)印件）；
    （4）對在計算機(jī)審核中發(fā)現(xiàn)的疑點進(jìn)行人工核實處理形成的《疑點處理情況表》（該表由各市自行編制）；
    （5）出口商申報出口退（免）稅所提供的各類退（免）稅相關(guān)證明；
    （6）在審核、審批、退庫、調(diào)庫過程中使用、產(chǎn)生的其他紙質(zhì)憑證和各地稅務(wù)機(jī)關(guān)要求提供的其他憑證。
    3. 退（免）稅相關(guān)證明資料
    退（免）稅相關(guān)證明檔案是指出口退（免）稅主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核、出具出口退（免）稅相關(guān)證明時涉及的憑證、資料，包括納稅人要求開具證明的申請和相關(guān)憑證、資料以及稅務(wù)機(jī)關(guān)按出口退（免）稅政策規(guī)定開具的各種證明、單證。如《補(bǔ)辦報關(guān)單證明》、《補(bǔ)辦核銷單證明》、《來料加工貿(mào)易免稅證明》、《出口商品退運已補(bǔ)稅證明》、《出口貨物退運已辦結(jié)稅務(wù)證明》、《代理出口貨物證明》、《代理出口未退稅證明》等。
    4. 退（免）稅會統(tǒng)資料
    退（免）稅會統(tǒng)資料包括收入退還書、免抵退審批通知單、各種統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析表等。
    5.退（免）稅文書資料
    退（免）稅文書資料是指出口退（免）稅主管稅務(wù)機(jī)關(guān)日常管理工作中形成的文書，主要包括：
    （1）退（免）稅審核過程中的疑點處理所形成的資料
    退（免）稅審核過程中的疑點處理所形成的資料是指稅務(wù)機(jī)關(guān)對出口商申報的出口貨物退（免）稅憑證、資料有疑問，按規(guī)定進(jìn)行疑點處理所形成的相關(guān)函調(diào)、調(diào)查資料（原件）。
    （2）清算資料
    清算資料是指企業(yè)上報的清算表和相關(guān)資料；各級退稅部門匯總上報上級主管部門的清算報告和清算報表。
    （3）檢查資料
    檢查資料是指檢查各個環(huán)節(jié)形成的各種資料、檢查報告和案件移交表。
    （4）其他文書資料
    其他文書資料是指年度內(nèi)有關(guān)出口退（免）稅的政策性文件、出口商或退稅部門要求退稅機(jī)關(guān)審批或答復(fù)有關(guān)退（免）稅事宜的各種憑證和資料以及退稅機(jī)關(guān)的審批意見等，如辦理出口企業(yè)出口貨物退（免）稅延期申報所形成的資料等。
    （二）電子檔案包括：企業(yè)基本資料；企業(yè)申報數(shù)據(jù)[包括企業(yè)的退（免）稅申報數(shù)據(jù)及各類單證的申報數(shù)據(jù)]；各類電子信息（包括海關(guān)報關(guān)單、增值稅專用發(fā)票、出口收匯核銷單、專用稅票、代理出口貨物證明、代理進(jìn)口貨物證明等電子信息）；審核、審批、退庫、調(diào)庫過程中產(chǎn)生的審核系統(tǒng)數(shù)據(jù)；稅務(wù)機(jī)關(guān)通過審核系統(tǒng)對外出具各類證明的電子信息和審核參數(shù)配置。
    四、紙質(zhì)資料的整理、立卷、裝訂與歸檔
    各崗位工作人員應(yīng)遵循“誰主辦誰負(fù)責(zé)”的原則對應(yīng)歸檔的憑證、資料進(jìn)行整理。按照歸檔范圍的規(guī)定，歸檔的資料必須齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件、熱敏傳真紙文件應(yīng)予復(fù)制；凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于A4紙規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。
    出口退（免）稅認(rèn)定資料、出口退（免）稅申報、審核、審批資料按戶立卷，檢查資料按檢查事項分戶立卷，退（免）稅相關(guān)證明資料按類立卷，其他紙質(zhì)資料按年立卷。
    紙質(zhì)資料應(yīng)用專用裝訂封面封裝成冊，每冊的厚度以不超過檔案盒的厚度為宜，檔案冊封面應(yīng)顯著標(biāo)注所封裝檔案的相關(guān)信息。
    出口退（免）稅認(rèn)定資料應(yīng)在認(rèn)定、變更、注銷等程序結(jié)束后的次月進(jìn)行整理歸檔；檢查資料應(yīng)在該次檢查結(jié)束后一個月內(nèi)進(jìn)行整理歸檔；清算資料在每年清算期結(jié)束后一個月內(nèi)進(jìn)行整理歸檔；其他紙質(zhì)檔案資料的整理歸檔工作則應(yīng)在次年二月底前進(jìn)行。各類紙質(zhì)檔案資料整理完畢，確認(rèn)完整、齊全、有效后，除出口退（免）稅認(rèn)定資料設(shè)專柜存放外，其他紙質(zhì)檔案移交檔案室保存。
    紙質(zhì)檔案先裝訂成冊再放入檔案盒，同時填寫檔案盒內(nèi)備考表、盒內(nèi)文件情況說明、整理人、日期。一個檔案盒可存放多冊，但不同種類的檔案不能混裝于一個檔案盒中。
    五、電子檔案管理要求
    各級國稅局退稅部門應(yīng)配備專人對電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
    電子檔案要及時備份，確保審核系統(tǒng)和相關(guān)數(shù)據(jù)安全。審核系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫每天進(jìn)行一次本機(jī)增量備份，每周進(jìn)行一次異機(jī)增量或完整備份。年終后次月對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完整備份并刻錄光盤留存。各市可根據(jù)本地計算機(jī)審核業(yè)務(wù)量實施更嚴(yán)格、安全性更高的數(shù)據(jù)庫備份策略。
    六、檔案室管理要求
    （一）為確保檔案的安全，必須設(shè)置專門的檔案室、檔案柜來存放出口退（免）稅檔案資料，有條件的還應(yīng)設(shè)置專門的閱檔室。
    檔案室應(yīng)嚴(yán)格做好防火、防盜、防潮、防蛀工作，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
    （二）檔案室應(yīng)配備專職或兼職的檔案管理人員，非檔案管理人員不得隨意進(jìn)出庫房。
    （三）檔案移交檔案室時應(yīng)在《檔案室登記冊》上登記。入室未滿三年的資料應(yīng)分類、分年單獨包裝，存放在資料柜中；入室滿三年的資料可分類、分年用檔案室統(tǒng)一編號的紙箱打包存放，并對應(yīng)紙箱編號建立紙箱內(nèi)資料清單，在《檔案室登記冊》中登記以備查找。
    七、檔案的借閱與審批權(quán)限
    （一）借閱檔案須知
    1. 借閱檔案，必須遵循有關(guān)規(guī)定，履行必要手續(xù)。填寫《借閱檔案登記表》，按規(guī)定經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
    2. 借閱檔案人員應(yīng)確保檔案安全和整潔。借閱檔案，不得轉(zhuǎn)借他人和無關(guān)人員閱覽。借閱人員對案卷要妥善保管，防止遺失、泄密和污損。
    3. 借出和歸還檔案時，均應(yīng)當(dāng)面核對清楚，檢查有無遺失、涂損現(xiàn)象。
    （二）檔案借閱的審批權(quán)限
    各級出口退（免）稅主管機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案，借閱屬于本人主管業(yè)務(wù)的檔案，由借閱人填寫登記后，即可借閱；借閱非本人主管業(yè)務(wù)的檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意。
    外單位借閱本部門檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
    八、檔案保存期限
    （一）出口退（免）稅認(rèn)定資料為永久保存資料；其他出口退稅紙質(zhì)檔案及磁介質(zhì)備份電子檔案、光盤備份電子檔案，除法律、法規(guī)另有規(guī)定者外，保存期限為10年。
    （二）檔案的保管期限，從檔案所屬年代的次年1月1日起計算。
    九、檔案的鑒定與銷毀
    （一）對超過保管期限需要銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)寫出銷毀檔案報告，說明擬銷毀檔案的理由和所屬年代、保管期限、銷毀數(shù)量和簡要內(nèi)容，報市局退稅機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
    （二）銷毀檔案，應(yīng)編寫“銷毀清冊”或在原“案卷目錄”上予以注銷。銷毀檔案應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應(yīng)作為永久保存文件歸檔。
    十、各市國稅局出口退（免）稅主管部門要建立出口貨物退（免）稅資料管理責(zé)任制，明確各職能崗位和管理人員資料管理方面的職責(zé)，確保退（免）稅資料的完整性、安全性和保密性。
    十一、本辦法由廣東省國家稅務(wù)局負(fù)責(zé)解釋。
    十二、本辦法自2006年1月1日起施行。